I supporti originali sono generalmente carta, lucido, stoffa o carta su tela. Mediamente sono in buono stato di conservazione, solo i lucidi presentano delle piegature critiche dovute alla precedente collocazione in buste non idonee alla conservazione di questo materiale.

I documenti originali sono conservati in cartelle grandi e ad ogni cartella corrisponde quasi sempre un solo documento; le buste sono archiviate sequenzialmente in armadi metallici

La digitalizzazione è stata possibile grazie al finanziamento concesso con i fondi dell’otto per mille dell’IRPEF  per l’anno 2010. La responsabile del procedimento è la dott.ssa Patrizia Anselmi. La digitalizzazione è stata eseguita da una ditta bolognese.

Le riprese sono state eseguite con lo scanner DIGIBOOK A0 14.000 RGB planetario a colori con ripresa dall’alto e provvisto di piano aspirante in A0 e, per i documenti di dimensioni fino all’A2, con lo scanner Copibook Onyx. Per ogni immagine sono stati realizzati 3 formati di file: Tiff, 300 DPI compressione LZW; JPG 200 DPI e Jpg 72 DPI con filigrana. Le immagini in formato TIFF sono conservate su due Hard Disk da 2Tb, mentre le immagini JPG su DVD in doppia copia. Le immagini digitali a 72 DPI con filigrana sono consultabili liberamente sul sito web; le immagini a JPG a 200 DPI sono consultabili in istituto e si possono acquistare come da listino pubblicato sul sito web dell’Archivio.